Responsable des services administratifs trajet patient (H/F/X)
Missions
Gérer les services administratifs du trajet patient, rendez-vous et secrétariat médicaux en assurant la qualité et en menant à bien des projets d’amélioration afin d’assurer un service performant pour les patients.
- Etablit la répartition du travail et le planning du personnel et adapte les plannings existants aux besoins des service (ex. modification de mission, maladie) pour permettre la continuité du service ;
- Dirige et motive les collaborateurs en passant des accords clairs et en émettant des règles pratiques ;
- Prend des décisions, en concertation avec le responsable hiérarchique et/ou le service des ressources humaines et selon les procédures existantes, au sujet de l’exécution de la gestion du personnel du service et conseille ceux‐ci en cas d'engagement et de licenciement ;
- Encadre les collaborateurs, détecte leurs besoins en formation et mène des entretiens d’évaluations.
- Explique les décisions de la direction aux collaborateurs et les implémente dans les services ;
- Exécute l'administration liée à l'organisation des services ;
- Veille à ce que le matériel soit à disposition des collaborateurs pour leur permettre d'exécuter leurs tâches ;
- Résout les problèmes relatifs au fonctionnement des services en collaboration avec les services tiers ;
- Suit le budget du service ;
- Contrôle la qualité des services délivrés et initie des projets pour rehausser la qualité des services.
- Suit l’activité et l’analyse en permanence les tableaux de bords, réaffecte les ressources en fonction des résultats et met en place d’autres mesures liées à la gestion quotidienne de l’activité ;
- Garantit le niveau de qualité des tâches de l’ensemble des services ;
- Analyse les besoins de l’équipe et propose à son responsable des améliorations en vue d’augmenter les performances des services;
- Élabore et propose de nouveaux outils de gestion et de pilotage de l’activité ;
- Construit et affine les différents tableaux de bords ;
- Propose des améliorations structurelles de l’organisation de l’activité en collaboration avec les parties concernées ;
- Assure la mise en place des développements technologiques dans le domaine des rendez‐vous et des inscriptions ;
- Est partie prenante dans l’implantation de nouveaux outils et assure l’intégration des changements ;
- Porte des projets qui visent une amélioration transversale des services administratifs au patient et développe les procédures nécessaires.
- Participe à l’élaboration des prévisions budgétaires et assure l’optimalisation budgétaire ;
- S’assure de l’approvisionnement adéquat du matériel informatique et des fournitures de bureau utiles au bon fonctionnement de l’équipe ;
- Assure la gestion des locaux (poste de travail, guichets) et organise leur optimalisation.
Profil
- Maîtrise les techniques d’organisation, de gestion, de planification et de l’affectation des ressources.
- Est à l’aise avec divers programmes informatiques.
- Possède une bonne capacité d’établissement des tableaux de bord et d’analyse de ces tableaux.
- Est orienté processus dans une logique client‐fournisseur.
- Période de familiarisation : 1 ‐ 3 ans.
- Sait communiquer en groupe de façon claire et objective et défendre son point de vue.
- Est capable de gérer des conflits et à faire émerger des accords.
- Echange des informations avec les divers services internes et/ou les patients/résidents concernant des dossiers administratifs.
Conditions d'accès
- Par promotion : évaluation positive ET 4 ans d'ancienneté au niveau B ET réussir l'examen de promotion
- Si la promotion ne permet pas de pourvoir au poste : diplôme de baccalauréat en lien avec la spécialité ET expérience utile de 5 ans en lien direct avec la fonction.
Nous proposons une rémunération brute mensuelle à partir de 3.692,65 € selon l'ancienneté professionnelle valorisée.
À titre indicatif :
- 0 à 6 ans d'ancienneté : 3.692,65 € à 4.399,76 € brut/mois ;
- 7 à 15 ans d'ancienneté : 4497,15€ à 5100,32€ brut/mois ;
- 16 à 35 ans d'ancienneté : 5162,68€ à 5.798,93 € brut/mois.
La valorisation de l'ancienneté est réalisée conformément aux dispositions applicables au sein de notre institution.
Ce que nous offrons
L’hôpital de la Citadelle, situé à Liège, est l’un des plus grands hôpitaux francophones de Belgique : une trentaine de spécialités médicales, 4.100 collaborateurs, 200 métiers, 3 sites hospitaliers (Citadelle, Laveu, Herstal), des centres médicaux et une cinquantaine de centres de prélèvements LaboCita répartis dans la province …
Travailler à la Citadelle, c’est évoluer dans une entreprise qui soigne autant ses équipes que ses patients, dans un cadre épanouissant où la collaboration, l’inclusion et l’innovation font la différence.
- Une rémunération évolutive suivant un barème
- De nombreux avantages : assurance groupe, restaurant d’entreprise, conditions spécifiques sur les tarifs de consultation et d’hospitalisation, remboursement des transports en commun, crèche pour les enfants, ...
- Un programme de formation continue et des possibilités d’évolution
- Un cadre de travail agréable et stimulant : au sein d’équipes dynamiques, avec des initiatives écoresponsables et solidaires, des moments festifs et conviviaux qui donnent du sens à votre métier.
Zoom sur nos conditions contractuelles
Envie d'en savoir plus sur nos conditions contractuelles et nos avantages concrets ? C’est ici que ça se passe !
Contactez-nous
Pour toute information complémentaire, n’hésitez pas à nous contacter !
Emploi
Notre processus de recrutement
Le recrutement à la Citadelle suit des étapes précises, qui peuvent varier selon la nature de la fonction. Certains recrutements sont plus simples et rapides, d’autres demandent un processus plus complet, avec plusieurs entretiens, tests ou mises en situation.
Candidature en ligne
Vous postulez en ligne
Screening des candidatures
Votre candidature est analysée par l’équipe Recrutement de la Citadelle.
Entretien téléphonique de pré-sélection
Nous prenons contact avec vous pour collecter quelques renseignements administratifs et faire connaissance.
Entretien en présentiel
Cet entretien a pour but d’évaluer votre motivation pour la fonction concernée, vos compétences techniques et comportementales.
Intégration dans l’équipe
Bravo, vous rejoignez nos équipes ! Un accompagnement sur-mesure vous est proposé dès votre arrivée.
